No Deskcomm, cada pessoa da equipe entra por um convite. Você informa o e-mail e o papel, e a pessoa cria o próprio acesso (ou usa a conta que já tem) ao aceitar. Você não precisa cadastrar senha para ninguém.

Este guia mostra como convidar, como acompanhar os convites enviados e como reenviar ou cancelar um convite.

Antes de começar

  • Convidar, reenviar e revogar exigem o papel Administrador. Quem não é administrador não vê o botão Convidar membros.
  • Quem tem o papel Gerente ou superior enxerga a lista de convites, mas só o Administrador usa as ações dela.
  • Tenha em mãos o e-mail de cada pessoa e decida qual papel ela terá: Somente leitura, Atendente, Gerente ou Administrador.
  • Seu plano precisa ter vaga livre. Se todas as vagas estiverem ocupadas, o envio é recusado. Convites pendentes não ocupam vaga, mas a vaga é conferida de novo quando a pessoa aceita.

Como convidar uma ou mais pessoas

  1. No menu lateral, abra Configurações › Equipe.
  2. Clique em Convidar membros.
  3. No campo Emails, escreva os e-mails das pessoas, um por linha. Também é possível separar por vírgula ou ponto e vírgula. O limite é de 20 e-mails por envio.
  4. Em Papel, escolha o papel. A opção que já vem marcada é Atendente.
  5. Em Interface, escolha o Perfil de interface: Completa ou Simplificada. Se quiser, abra Personalizar áreas visíveis e marque só as áreas que a pessoa deve ver no menu.
  6. Clique em Enviar convites.

O papel e a interface que você escolhe valem para todos os e-mails do mesmo envio. Para dar papéis diferentes, faça um envio para cada papel.

Quando o envio termina, a tela mostra a lista Enviados. Se algum e-mail não puder ser convidado, ele aparece em Falhas com o motivo, por exemplo Já é membro desta organização.

O que a pessoa convidada recebe

A pessoa recebe um e-mail com o convite e o botão Aceitar convite. O e-mail também traz o link por extenso, para o caso de o botão não funcionar.

Ao abrir o link:

  1. Se ainda não estiver conectada, ela vê Você foi convidado e escolhe Fazer login (quem já tem conta) ou Ainda não tenho conta (quem vai criar o acesso agora).
  2. Quem já tem conta entra e clica em Aceitar convite. O acesso é ativado e ela cai direto no Deskcomm.
  3. Quem escolhe Ainda não tenho conta cria o acesso e confirma o e-mail. Nesse fluxo, o convite é aplicado automaticamente quando o e-mail é confirmado; não é preciso clicar em Aceitar convite outra vez.

Como acompanhar os convites

Em Configurações › Equipe, na aba Membros, role até a seção Convites. Ela lista todos os convites enviados, com estas colunas: e-mail, papel, interface, status, se o e-mail saiu, data de envio, data em que expira e quem convidou.

Um convite aceito passa a aparecer também na lista de membros, acima.

Os quatro status de um convite

Status O que significa O que você pode fazer
Pendente O convite foi enviado, ainda está dentro do prazo e ninguém aceitou. Reenviar, copiar o link ou revogar.
Aceito A pessoa aceitou e já é membro da equipe. Nada. Para mudar o acesso, use a lista de membros.
Expirado O prazo passou sem a pessoa aceitar. Reenviar, copiar o link ou revogar.
Revogado Um administrador cancelou o convite. O link deixou de funcionar. Enviar um novo convite, se quiser.

Quanto tempo o convite vale

O convite vale por 24 horas a partir do envio. A data e a hora exatas aparecem na coluna Expira em e também no próprio e-mail. Quando o prazo acaba, o status muda para Expirado e o link deixa de funcionar.

Como reenviar um convite

Use o reenvio quando a pessoa não recebeu o e-mail ou quando o convite expirou.

  1. Abra Configurações › Equipe e, na aba Membros, vá até a seção Convites.
  2. Na linha do convite, clique nos três pontinhos (Ações).
  3. Clique em Reenviar.

O Deskcomm envia o e-mail de novo e o prazo recomeça: o convite passa a valer por mais 24 horas. A coluna Enviado em mostra quantas vezes o convite já foi reenviado.

Se você convidar de novo, pela tela Convidar membros, um e-mail que ainda tem convite pendente ou expirado, o efeito é o mesmo: o convite existente é renovado, sem criar uma segunda linha.

Quando o e-mail não saiu

Na coluna E-mail enviado, Sim indica que o Deskcomm enviou o e-mail. Não saiu indica que a instalação não conseguiu mandar o e-mail.

Nesse caso, o convite continua válido. Clique em Copiar link (na própria linha ou no menu Ações) e envie o link à pessoa por WhatsApp ou outro meio. Se o link for compartilhado, quem o abrir ainda precisa entrar com o e-mail convidado para aceitar.

Como revogar um convite

Revogue quando enviou para a pessoa errada, quando mudou de ideia ou quando quer garantir que um convite antigo não seja mais usado.

  1. Abra Configurações › Equipe e, na aba Membros, vá até a seção Convites.
  2. Na linha do convite, clique nos três pontinhos (Ações).
  3. Clique em Revogar.
  4. Na janela Revogar convite, confirme em Revogar. Para desistir, clique em Cancelar.

A pessoa não consegue mais entrar com aquele convite, mesmo que o prazo ainda não tenha acabado. Se mudar de ideia, basta enviar um novo convite em Convidar membros.

Como saber que funcionou

  • Logo após o envio, o e-mail aparece em Enviados e a tela confirma quantos convites foram enviados.
  • Na seção Convites, a pessoa aparece com o status Pendente e a data de expiração.
  • Quando ela aceita, o status muda para Aceito e o nome dela passa a constar na lista de membros.
  • Se um e-mail aparecer em Falhas, leia o motivo ao lado dele e corrija antes de tentar de novo.

Se algo não der certo

  • O botão Convidar membros não aparece. Seu papel não é Administrador. Peça a um administrador para convidar ou para mudar o seu papel.
  • A mensagem diz que o plano está sem vagas. O envio é recusado quando todas as vagas do plano estão ocupadas. Revogue o acesso de alguém em Equipe ou troque de plano.
  • A pessoa diz que o link não funciona. O convite pode ter expirado ou ter sido revogado. Confira o status na seção Convites e reenvie ou envie um novo.
  • A pessoa não achou o e-mail. Peça que confira a caixa de spam. Se não estiver lá, veja a coluna E-mail enviado e use Copiar link se aparecer Não saiu.